Use
Je ERP kan het al
Verwerkt je huidige ERP het gros van de inkomende orders betrouwbaar? Test dat dan eerst. De Sales Order Agent van Business Central verwerkt bijvoorbeeld al vrij standaard e-mail- en pdf-orders, zonder extra software.
Stop met orders overtypen in je ERP.
AI leest inkomende bestellingen, herkent klant en producten, zet de verkooporder klaar en legt alleen de uitzonderingen aan een medewerker voor.De vraag: doet je ERP al genoeg, is een gespecialiseerd product beter, of vraagt jouw werkwijze om maatwerklogica?
Kan AI verkooporders automatisch invoeren?
Ja. Moderne AI leest bestellingen uit e-mail en documenten, herkent klanten en producten, maakt conceptorders aan en legt twijfelgevallen voor aan een medewerker. Sommige ERP-platformen hebben die functie al ingebouwd. Gespecialiseerde document-AI is vaak sterker bij ongewoon complexe formaten, productmappings of uitzonderingen.
Het probleem zit zelden in het ERP. Het zit in alles ervoor.
De meeste orderinvoer begint nog altijd met een e-mail die iemand handmatig omzet in een ERP-record.
- Een klantorder komt binnen per e-mail, vaak als pdf of spreadsheet.
- De productreferenties op de order komen niet overeen met je eigen artikelnummers.
- Aantallen, eenheden en leverdata moeten geïnterpreteerd worden.
- Beschikbaarheid en prijzen worden in een tweede scherm gecontroleerd.
- Een medewerker typt alles over in het ERP.
- Uitzonderingen vallen pas op nadat de order al beloofd is.
Use · Extend · Buy · Build
Ordercaptatie is in veel systemen opgelost. Het werk zit in bepalen welke laag het voor jóúw bedrijf oplost.
- 1
Use
Wat je al hebt
- 2
Extend
Verbind wat ontbreekt
- 3
Buy
Gespecialiseerde oplossing
- 4
Build
Bouw wat jou onderscheidt
Extend
Het ERP is juist, maar mist context
Soms hoort de order in het ERP thuis, maar ziet dat systeem niet alles wat nodig is. Dan verbinden we wat ontbreekt:
- een externe productcatalogus
- klantspecifieke referentiemapping
- logistieke en voorraaddata
- een goedkeuringsflow voor afwijkende orders
Buy
De documenten zijn het echte probleem
Gespecialiseerde orderverwerkingssoftware wordt interessant bij grote volumes uiteenlopende pdf's, spreadsheets, scans of klantspecifieke formaten. Producten zoals Klassif.ai bestaan precies omdat rommelige documenten goed lezen een vak apart is.
Build
De beslislogica is van jou
Bouw alleen als het denkwerk achter de order van jou is: complexe productconfiguratie, eigen bundelingsregels, klantspecifieke commerciële afspraken of eigen ordervalidatie. Bouw geen basale ordercaptatie na — bouw de logica die jouw proces anders maakt.
In de praktijk
Zo ziet een geautomatiseerde orderflow eruit
Een typische flow voor een industrieel of distributiebedrijf dat orders per e-mail ontvangt:
- 1
Een order komt binnen
Een klant mailt een pdf-bestelling naar je verkoopmailbox, zoals altijd.
- 2
AI leest de order
Klant herkend, orderregels uitgelezen, hun referenties gekoppeld aan jouw artikelnummers.
- 3
De conceptorder staat klaar
Aantallen, prijzen en beschikbaarheid zijn gecontroleerd tegen je ERP-data.
- 4
Uitzonderingen gaan naar een medewerker
Een onduidelijke regel, afwijkende prijs of kredietkwestie wordt mét context ter controle voorgelegd.
- 5
De order wordt bevestigd
Schone orders gaan er rechtstreeks door; je team raakt alleen de orders aan die oordeel vragen.
Wat meet je?
Geen beloofde percentages. We leggen de nulmeting vast en meten daarna:
- handmatige minuten per order
- aandeel orders zonder menselijke tussenkomst
- uitzonderingspercentage
- invoernauwkeurigheid
- doorlooptijd per order
- kostprijs per order
We schuiven geen strategietraject voor een voor de hand liggende oplossing.
Is de route duidelijk?
Direct naar configuratie of implementatie — met je partner, een gespecialiseerd product of het juiste team.
Is de route onzeker?
We vergelijken de opties of valideren het werkproces eerst met een Minimal Viable Agent.
Strijden meerdere kansen om voorrang?
Dan prioriteren we ze in een ScopeRight Scoping Workshop.
Werkt met de systemen die je al hebt
We vertrekken vanuit je huidige CRM, ERP, e-mail, documenten en SaaS — niet vanuit een nieuw platform.
Veelgestelde vragen
Onze klanten sturen orders in allerlei formaten. Is dat een probleem?
Nee — het bepaalt vooral de route. Standaardformaten vangt je ERP vaak zelf op. Grote volumes rommelige of klantspecifieke formaten zijn meestal precies waar gespecialiseerde document-AI haar geld verdient.
Vervangt dit de orderinvoer in ons ERP?
Nee. Het ERP blijft het bronsysteem. De automatisering zet daar gevalideerde conceptorders in klaar; je team controleert alleen de uitzonderingen.
We werken met Business Central. Hebben we dan extra software nodig?
Misschien niet. Business Central bevat inmiddels een Sales Order Agent voor e-mail- en pdf-orders. We testen eerst of die native functie jouw ordermix aankan voor we iets anders voorstellen.
Wat gebeurt er als de AI een order verkeerd leest?
Onzekere interpretaties worden nooit automatisch bevestigd. Ze gaan mét het originele document naar een medewerker, en jij bepaalt de zekerheidsdrempels.
Kan onze huidige Microsoft- of ERP-partner dit implementeren?
Vaak wel, en dat moedigen we aan. ScopeRight bepaalt wát er geautomatiseerd wordt en via welke route; de configuratie kan je bestaande partner doen als dat de snelste weg is.
Waar dit past
Elke dienst staat op zichzelf. Niet zeker waar te starten? Begin met de gratis intake.
Versnel AI op je bestaande enterprise-platform
Haal meer uit Microsoft, Salesforce of SAP vóór je er een extra AI-stack bijneemt.
Valideer een use case met een Minimal Viable Agent
Bewijs vóór schaal: valideer één use case end-to-end.
Breng een gevalideerde use case in operatie
Deployen, configureren of bouwen — de architectuur volgt de scope.
Ontdek de AI Field Sprint
Vind de AI-workflows die het waard zijn om uit te rollen — in de business zelf.
Structuur nodig vóór je meer aan AI uitgeeft?
Eén call. Heldere prioriteiten en een aanbevolen pad.