KI liest eingehende Bestellungen, erkennt Kunde und Produkte, bereitet den Verkaufsauftrag vor und legt nur die Ausnahmen einem Mitarbeiter vor.Die Frage: Reicht Ihr ERP schon aus, ist ein spezialisiertes Produkt besser — oder braucht Ihr Prozess eigene Logik?
Ja. Moderne KI liest Bestellungen aus E-Mails und Dokumenten, erkennt Kunden und Produkte, legt Auftragsentwürfe an und leitet unsichere Fälle zur Prüfung weiter. Manche ERP-Plattformen bringen das bereits mit. Spezialisierte Dokumenten-KI ist oft stärker, wenn Formate, Produktzuordnungen oder Ausnahmen ungewöhnlich komplex sind.
Die meiste Auftragserfassung beginnt noch immer mit einer E-Mail, aus der jemand von Hand einen ERP-Datensatz macht.
Auftragserfassung ist in vielen Systemen gelöst. Die Arbeit liegt darin zu entscheiden, welche Ebene es für Sie löst.
Use
Was Sie schon haben
Extend
Verbinden, was fehlt
Buy
Speziallösung
Build
Bauen, was Sie unterscheidet
Use
Verarbeitet Ihr ERP den Großteil der eingehenden Bestellungen zuverlässig? Dann testen Sie das zuerst. Der Sales Order Agent in Business Central deckt zum Beispiel relativ standardisierte E-Mail- und PDF-Bestellungen ab — ohne Zusatzsoftware.
Extend
Manchmal gehört der Auftrag ins ERP, aber das System sieht nicht alles, was es braucht. Dann verbinden wir, was fehlt:
Buy
Spezialisierte Software für Auftragserfassung lohnt sich, wenn Sie große Mengen heterogener PDFs, Tabellen, Scans oder kundenspezifischer Formate verarbeiten. Produkte wie Klassif.ai existieren genau deshalb: Unordentliche Dokumente gut zu lesen ist ein eigenes Produkt.
Build
Bauen Sie nur, wenn das Denken hinter dem Auftrag Ihres ist: komplexe Produktkonfiguration, eigene Bundles, kundenspezifische kaufmännische Regeln oder eigene Auftragsvalidierung. Bauen Sie keine Basiserfassung nach — bauen Sie die Logik, die Ihren Prozess anders macht.
In der Praxis
Ein typischer Ablauf für ein Industrie- oder Handelsunternehmen mit E-Mail-Bestellungen:
Ein Kunde mailt eine PDF-Bestellung an Ihr Vertriebspostfach — wie immer.
Kunde erkannt, Auftragszeilen extrahiert, Kundenreferenzen auf Ihre Artikelnummern gemappt.
Mengen, Preise und Verfügbarkeit werden gegen die ERP-Daten geprüft.
Eine unklare Zeile, ein ungewöhnlicher Preis oder ein Kreditthema geht zur Prüfung — mit Kontext.
Saubere Aufträge laufen direkt durch; Ihr Team fasst nur an, was Urteilsvermögen braucht.
Keine versprochenen Prozentzahlen. Wir legen die Baseline fest, dann messen wir:
Dann direkt in Konfiguration oder Implementierung — mit Ihrem Partner, einem Spezialprodukt oder dem passenden Team.
Dann vergleichen wir die Optionen oder validieren den Workflow zuerst mit einem Minimal Viable Agent.
Dann priorisieren wir sie in einem ScopeRight Scoping Workshop.
Wir starten bei Ihrem aktuellen CRM, ERP, E-Mail, Ihren Dokumenten und Ihrer SaaS — nicht bei einer neuen Plattform.
Nein — das entscheidet nur die Route. Standardformate übernimmt oft Ihr ERP selbst. Große Mengen unordentlicher oder kundenspezifischer Formate sind meist der Fall für spezialisierte Dokumenten-KI.
Nein. Das ERP bleibt das führende System. Die Automatisierung legt dort validierte Auftragsentwürfe an; Ihr Team prüft nur die Ausnahmen.
Vielleicht nicht. Business Central enthält inzwischen einen Sales Order Agent für E-Mail- und PDF-Bestellungen. Wir testen zuerst, ob die native Funktion Ihren Auftragsmix abdeckt, bevor wir etwas anderes vorschlagen.
Unsichere Ergebnisse werden nie automatisch bestätigt. Sie gehen mit dem Originaldokument an einen Mitarbeiter — und die Konfidenzschwellen legen Sie fest.
Oft ja, und das begrüßen wir. ScopeRight definiert, was automatisiert wird und welche Route passt; die Konfiguration kann Ihr bestehender Partner liefern, wenn das der schnellste Weg ist.
Jede Leistung steht für sich. Unsicher, wo Sie starten sollen? Beginnen Sie mit dem kostenlosen Erstgespräch.
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